Comment travailler efficacement en Open Space?

Concept lancé dans les années 50 par les frères Elerhard et Wolfgang Schnelle, l’Open  Space est aujourd’hui tendance. Le travail en espaces ouverts, devenu un véritable style de vie au bureau, suscite de plus en plus l’intérêt des entreprises. Economie de place, meilleure circulation de l’information… l’open space revêt de nombreux avantages pour
l’employeur mais travailler efficacement dans un tel environnement n’est pas toujours évident. Conseils pour bien vivre et être productif en Open Space…

Le bruit, principal inconvénient des bureaux ouverts

Le bruit serait le principal point noir de l’Open Space. Entre les sonneries des téléphones, le bruit de l’imprimante, les conférences avec hautparleur, les conversations des uns et des autres… l’espace de travail ouvert peut rapidement virer à la cacophonie en nuisant à l’efficacité dutravail et à la productivité. On ne peut pas tout faire dans un open space!
La mise en place d’éléments d’isolation acoustique permet bien souvent d’amortir le bruit des conversations. Ceux qui voudront se concentrer et se couper momentanément des distractions extérieures pourront toujours opter pour la solution écouteurs et casques audio. Enfin, la mise en place d’espaces supports pour s’isoler ou se réunir est indispensable.
Si aucun endroit n’est disponible, proposez une mini-réunion autour d’un café en dehors de l’espace ouvert.  Les sonneries intempestives des téléphones représentent la principale
nuisance des open-spaces. Des logiciels permettent de supprimer les sonneries et d’afficher les appels sur écran. Il suffit de cliquer sur un bouton pour décrocher. Si cette solution ne peut être mise en place, il reste à régler le volume des sonneries au minimum.

Aménagez vos horaires

Si votre entreprise propose des horaires flexibles, vous pouvez envisager de décaler vos horaires en venant plus tôt le matin ou en partant plus tard le soir. Vous profiterez ainsi du silence dans le bureau pour effectuer les tâches demandant de la concentration.

Tout commence par le respect des autres

Quelle que soit l’attitude des collègues qui vous entourent, veillez à ne pas faire aux autres ce que vous n’aimeriez pas que l’on vous fasse. Mangez votre sandwich hors du bureau, baissez d’un ton lorsque vous parlez au téléphone ou avec des collègues et quittez le bureau pour traiter vos coups de fil privés. Ne hélez pas vos collègues à l’autre bout
de la pièce, utilisez plutôt la messagerie interne. De même apprenez à connaître les habitudes de vos collègues, sachez repérez les jours où ils sont moins disposés, stressés, fatigués pour adapter votre attitude en conséquence. Si l’un d’eux à l’inverse parait
beaucoup trop volubile, n’hésitez pas à lui proposer gentiment mais fermement de reporter cette conversation à l’heure de la pause. Rien ne vous empêche de discuter voire de rire avec vos collègues, l’essentiel étant de ne pas dépasser certaines limites et ne pas déranger vos collègues si vous sentez que ce n’est pas le moment. N’hésitez pas à demander à vos voisins si l’un de vos comportements les dérange et soyez prêt à également, de votre côté, à faire un effort.

Profitez des avantages du partage de bureau

L’open space n’a pas que des inconvénients. Il vous permet notamment de découvrir et de vous inspirer de la manière dont travaillent vos collègues au quotidien, de leur façon de s’exprimer avec les clients, de répondre au téléphone…
La proximité vous permet également de poser des questions lorsqu’un dossier vous pose problème ou encore de faire un brainstorming rapide pour trouver de nouvelles idées ou réponse à vos questions.
La vie en open space peut être source de productivité, à condition de
respecter certaines règles de vie.